COVID-19费用和放弃的收入:现在开始积累数据

暗示器警报 发布日期:2020年4月21日
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在我们的最近BKD思想家®警报我们向医疗机构通报了300亿美元救援资金的基本信息和条件,并提供了建议。在此警报中,我们为供应商提供更多信息,以跟踪资金使用,包括COVID-19费用和收入损失。

许多医疗保健提供者已经开始申请并收到与关于Covid-19回应的紧急资金举措相关的各种联邦政府机构的付款。这些程序的部分列表包括:

  • 扩大由CMS管理的加速和预付款(AAP)项目
  • 美国健康与人类服务部(HHS)管理的公共卫生和社会服务紧急基金(PHSSEF)
  • 由FEMA管理的公共援助计划
  • 通过美国小企业管理局管理的工资保护计划贷款
  • COVID-19远程医疗项目

此外,供应商正在调查是否可以选择业务中断或类似的保险索赔,多个州和地方市政府也可能提供项目资金。

每一个项目都有不同的规则和要求来获得和可能偿还资金,从CMS AAP项目的所有预付款的预期补偿到如果满足各种要求,保留其他项目资金的潜在能力。但无论您有资格获得并能够获得何种资金,您都应该已经制定战略和计划,如何跟踪、监控和记录与COVID-19大流行相关的现金、支出和放弃的收入。

PHSSEF付款条款和条件-文件要求指南

为了说明跟踪Covid-19活动的重要性,考虑通过最近发布第一波资金的提供商向提供商发送的PHSSEF资金的条款和条件通知。PHSSEF条款和条件的部分摘要包括:

  • 接收方证明资金“仅用于预防、准备和应对冠状病毒,并仅补偿接收方因冠状病毒引起的医疗相关费用或收入损失。”
  • 收件人证明了“它不会使用支付来报销从其他来源报销的费用或损失,或者其他来源有义务偿还偿还。”
  • 接收方“应按照秘书确定的需要提交报告,以确保符合支付条件,该报告应采用秘书在发给所有接收方的未来项目指示中规定的形式和内容。”
  • 如果来自covid -19相关项目的资金超过15万美元,接受方应在每个日历季度结束后不迟于10天内向部长和大流行应对问责委员会提交一份报告,其中包括与资金使用有关的各种规定数据。
  • 接收方“应保存适当的记录和成本文件,如适用,包括45 CFR 75.302 -财务管理和45 CFR 75.361 - 75.365 -记录保留和查阅要求的文件,以及未来项目指示所要求的其他信息,以证实本奖励下的成本报销。”

COVID-19活动会计框架

PHSSEF指导可能是一个提供商的教学,以构建跟踪和记录使用Covid-19相关响应资金所需的框架。显然,在本计划的情况下发生的资格开支的资格和收入的文件似乎是PHSSEF资助受助人的要求。虽然上述每个方案具有不同的特定要求,但每个程序通常都会排除两个来源的相同活动的资金。鉴于这种情况,我们建议建立以下主会计框架,以帮助监控和记录Covid-19活动和相关资金:

  • 在总账中建立单独的账户,以跟踪每个资金来源的收入
  • 建立单独的总账账户,按主要类型跟踪所有与covid -19相关的支出,并使用一致的方法,考虑到已建立的联邦会计原则,如统一指南或联邦应急管理局文件要求(见下文进一步说明),识别和记录支出到这些账户中。
  • 使用一致的方法对放弃的收入进行总结和维护财务分析(见下面的进一步描述)
  • 持续监测和记录每个来源的潜在定居点,并为每个准备所需的报告,持续使用由这个框架产生的数据,并专门分配每个元素到各种方案,以避免重复。使用电子表格等工具协调和总结相关的信息可以帮助实现这一过程

我们还建议制定书面政策,以确定各个资金的适用用途。定义和引用防止,准备和响应Covid-19的费用所需的费用示例,并以适用于每个资助来源的Covid-19和类型的类型。收集的特定活动的文档应该包括关于数据如何满足所定义的参数的描述,该目的是诸如跟踪器的摘要文档可以有效的目的。使用此框架还将帮助提供商开发文件,这些文档可能需要在统一的指导要求或类似状态或本地要求下进行联邦审计。

识别和记录与covid -19相关的费用

使用现有会计系统详细确定与COVID-19应对工作相关的费用,将有助于满足文件要求,减少事后进行财务分析以获取数据和确定相关费用的需要。各组织应考虑联邦应急管理局和联邦统一指南的成本发现和文件要求,作为下列各项决定的指导。

需要考虑的具体领域和步骤包括:

  • 确定薪资跟踪选项:
    • 如果可能,建立并清楚地定义Covid-19特定的时间代码,以帮助详细捕获数据
    • 教育管理人员和员工使用Covid-19时间代码,了解与预防,规划和响应大流行有关的定义努力。这些可能包括:
      • 对COVID-19患者进行直接护理
      • 测试COVID-19
      • 响应团队协作
      • 内外沟通
      • 保安及访客监控
      • 远程工作设置
      • 应对COVID-19所需的特定加班或危险津贴
    • 对于医生和医师扩展员提供者,考虑与活动减少或取消选修程序的闲置或低效的时间
  • 确定费用(应付账款,存货,其他)跟踪选项
    • 在各部门主要受影响的费用中建立covid -19专项费用账户,并确定应编码到这些账户的一般支出类型(包括从库存发放的用品)
    • 教育管理人员和员工使用Covid-19费用账户,占与规划和响应大流行有关的明确工作。这些可能包括:
      • 提供给Covid-19患者的测试和其他非偿还耗材
      • 与设施相关的直接费用和与准备用于COVID-19能力规划的额外场地相关的供应成本
      • 与所需额外产能或人手中断有关的合同人工费
      • 提供与解决大流行所需的额外个人防护设备相关的供应费用
      • 需要额外的员工费用,如提供食物、住所或交通
      • 需要额外的家务和洗衣费用
  • 替代护理地点和新的建设考虑:
    • 在替代网站或新建筑中享受毯子豁免和提供护理的提供商应建立单独的成本中心,以跟踪与这些领域相关的成本
    • 通过自然分类确定成本可以减少与这些领域相关的低报成本风险

供应商应考虑启动这些详细成本发现工作的时间,并进行财务分析,尽可能详细地获取并分配到这些账户,以便在启动流程之前为COVID-19应对工作所发生的支出。至少,供应商将需要通过电子表格跟踪费用,包括:

  • 费用:供应商,发票号,费用金额和费用目的
  • 工资表:员工、工时、工资和工时目的

在确定直接费用后,提供者应制定政策,确定分配各种COVID-19应对工作的间接费用的方法。供应商应考虑审查现有的分配准则联邦应急管理局统一的指导帮助指导这项政策的政策。在确定政策后,间接成本应至少按月计算并记录到总账中。

其他需要考虑的项目:

  • 在你的年度成本报告归档中考虑与covid -19相关的举措的影响,特别是如果增加地点的话。这种做法可以帮助供应商确定与该地点相关的直接和间接成本
  • 具有挑战性的部门经理:
    • 要求每个部门经理评估他们每月的支出与预算的比例
    • 如果部门经理指出差异与COVID-19工作有关,但尚未在单独的计划账户中确定,请确定费用是否已记录在正确的账户或子账户中

记录与covid -19相关的收入损失

接受PHSSEF付款的条款和条件表明,资金可用于补偿COVID-19造成的收入损失。正如大多数供应商会同意的那样,记录COVID-19造成的收入损失将比记录与病毒相关的费用更困难。我们建议供应商现在开始使用以下高级方法确定他们的收入损失影响:

  • 开发和记录潜在收入损失的具体潜在驱动因素,并进行财务分析,估计由这些原因造成的潜在损失
  • 对于导致潜在重大收入损失的原因,扩展分析,更全面地定义收入损失的具体原因,并获取相关的详细信息

财务分析

提供者应记录时间轴,说明考虑到的covid -19之前的时间段。这将建立数量和收入的基线,并将有助于评估与历史状态相比损失的收入。

如上所述,历史卷将是损失收入评估的基础。下一步将是确定当前卷。我们建议按月分析损失。

历史卷应分为住院、门诊和专业收费卷,因为提供者可能会根据患者状态或遭遇类型看到不同的卷趋势。根据早期适应症,在选择性或预先安排手术的领域,如手术、筛查程序、放射学研究、诊所就诊、预定的内窥镜、治疗和实验室,手术量的下降很可能是最显著的。

申请收入生产部门管理人员的意见。自Covid-19公共卫生紧急情况开始以来了解卷趋势。讨论这些趋势的驱动因素,如果司机是Covid-19相关的,将其纳入损失的收入分析。

供应商在分析历史和当前趋势时应考虑的领域包括:

  • 比较支付方在covid -19疫情前和后遭遇DRG的数量
  • 按月的图卷
  • 将患者日批量通过服务线按月进行比较,如果可用
  • 通过护理单位和利用率提供床位
  • 服务线或部门的门诊程序

评估的目标是确定关键领域,以告知您跟踪的具体数据,并在损失的收入计算中使用这些数据来“讲述您的故事”。

详细评估

考虑导致收入损失或放弃的因素,如下文所述,因为这有助于确定必要的细节级别,以跟踪和更准确地计算因预防、准备和应对COVID-19而造成的收入损失:

  • 推迟非紧急手术、程序和诊断测试
  • 到诊所看病的限制
  • 将半私人房间改为私人房间,以满足隔离要求
  • 符合出院标准的患者急性期后护理床位短缺

一旦确定了收入损失的潜在驱动因素,提供商应确定可以计算损失的财务信息。数据可以包括:

  • 供应商财务报表(按月),包括COVID-19发病前12个月
  • 按地点和月分列,包括COVID-19发病前12个月
    • 数据的可用性将决定每个提供者为该分析选择的详细级别
    • 我们建议按患者状态收集患者数量,即。、住院病人、门诊病人,按地点分列
  • 按上述数量指标计算的患者实际总收入和净收入,每月记录,包括COVID-19发病前12个月

记录详细的收入损失评估将非常重要,并包括尽可能多的详细信息,以及记录由于COVID-19影响造成收入损失的根本原因。提供者最好能维护关键决策的叙述,以及为什么要做出这些决策。交易信息显然很重要;然而,发生交易的背景和环境可能与未来有关,在危机期间很少有记录。提供者应在定期的COVID-19会议期间将这些类型的讨论制度化,并指定一名抄写员,专注于记录做出决策和支出的环境。

随着卫生和公众服务部和其他政府机构提供的信息越来越多,医疗服务提供者应该准备更新他们的计算结果。我们建议实施一个跟踪流程,就像上面描述的那样,它足够详细地支持您对联邦和州基金的索赔。

与与Covid-19相关的大多数主题一样,正在迅速变化。请注意,此信息截至出版日期。有关更多信息,请访问您的BKD Trusted Advisor.™或使用联系我们表格下面。

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