偏远地区收据和付款处理的内部控制最佳实践

Thoughtware警报 发布时间:2020年3月31日
写papework的顾问

由于世界响应SARS-COV-2病毒和Covid-19(Covid-19)的发生率,因此实体正在调整到遥控景观中的日常运营。对于许多非营利组织(NFP)和小企业而言,这是他们第一次不得不弄清楚如何几乎是如何收到金钱和流程付款。由于有限的人员配置和可访问性,商业惯例将不会理想;基本人员将迅速识别;和企业将以反对内部和外部威胁进行错误和恶意活动进行测试。您的组织的内部控制结构可能会在此期间感到紧张。虽然企业永远不会是100%,但他们可以保护错误和欺诈活动,他们可以实施或改进内部控制最佳实践,以帮助限制这些风险。

本文研究了内部控制最佳实践,以考虑在一个遥远的领域:

  • 收取现金和支票
  • 处理支付给外部的款项
  • 使用信用卡作为支付支票的替代品

收取现金和支票

许多NFPS和小企业可能没有或一致地使用银行锁信箱,而是通过邮件收到现金并检查作为其主要的交易方法。在远程景观中,此邮件可以转发给员工的个人邮箱或P.O.盒子。促进及时性和透明度的控制对于降低误差和资产挪用风险至关重要。

负责打开此邮件的员工应扫描所有邮件并记录在日志中,收据应每天存入银行。当天,扫描的邮件和日志应发送给其他员工,记录在总帐中。如果有人手,第三名员工应将扫描邮件、日志和存款单与总账上记录的收据进行核对。

如果您的组织提供了一个银行锁信箱,请向您的捐赠者和客户建议将所有现金和客户直接发送到锁箱,或者如果可能的话,使用其他资产收据选项之一,例如支持信用卡的捐赠门户或网站收据。

一旦尘埃落定,想想什么可以让这个过程更容易,这样你就可以在未来更好地准备。

  • 如果您的组织没有银行锁信箱,请考虑与您的银行合作打开一个。Lockboxes独立收集并直接存入邮件中收到的任何现金和支票,授权用户可以登录到银行门户,以查看收到的所有存款。在正常情况下,使用锁箱会降低邮件中收到的金额的风险被挪用。对您的业务的额外好处是收到的资金及时存入,无论您的员工的工作地点如何。
  • 考虑你的捐赠者和客户要求的收款方式,以及你能够接受的选择。例如,如果您的企业不具备接受信用卡和借记卡支付的能力,那么您可以与银行合作进行设置,并开始采取措施使其符合PCI标准。
  • 对于扫描到要发送给员工的物品,评估是否可以使用安全的和加密的选项来共享信息,比如受限的共享驱动器或在线工作流。
  • 评估员工是否有在家可用的工具来进行日常操作,例如存放支票的远程捕获扫描仪。

处理对外付款

就像收据流程一样,支票仍然是主要支付方法NFPS和小企业用于支付资金。在Covid-19大流行的情况下,组织可能会带来必要的人员继续处理检查运行,而员工则可以远程履行这些职责。无论是否执行了业务运营,组织都应继续执行管理控制环境的政策。

例如,如果您的组织的政策是要求在所有超过5000美元的支票上都要有第二个签名,那么控制就是第二个签名者在支付之前对付款的授权——而不是第二个签名的存在。这种付款授权可以通过审查存储在安全驱动器上的支持文件来获得,此外还可以更多地依赖监视银行捕获的支票支付的侦探控制。

此外,考虑以下最佳实践:

  • 您的业​​务应该是持怀疑态度,要求支票向不同的地址或指示发送到电报支付,因为这些请求可能不是合法的。坚持您的组织关于收款人文件和电线使用的任何修改的政策。在将资金支付到不熟悉的地址之前,请遵循您的日常验证协议。如果您目前没有验证程序,现在是考虑通过这些类型所请求的更改的更致力于实现更严格协议的好时机。
  • 通知供应商,在这种情况下,您的组织可能会延迟付款。这种沟通可以节省您的组织延迟支付的费用和利息费用。
  • 如果您的业务尚未这样做,请与您的银行合作,为监控所有支票兑换您的银行账户兑现的所有支票。

从长远来看,当你面临未来的危机时,要评估你的企业如何才能处于一个更好的位置。

  • 评估授权人员如何获得批准并保存在您的记录中。如果批准主要是通过书面签字获得的,那么研究一下如何在您的企业资源规划(ERP)系统或工作流工具(如SharePoint)中以电子方式管理这些关键的批准和支持文件。如果您的企业还没有准备好实现ERP或工作流工具,那么就开始在安全的共享驱动器上构建文档存储库,使用有组织的索引和命名约定。
  • 考虑使用自动票据交换所(ACH)作为替代支付方法。开始与收款人沟通,看看这个选项是否可用,如果可用,开始添加收款人的银行路由和帐户号码到你的收款人主文件。虽然从检查过渡ACH付款不是一个快速或简单的业务,它可能把你的组织更好地远程支付资金,同时减少一些风险等伪造、变更、伪造和错位/损失和低效参与处理物理检查。
  • 最后,一些第三方供应商是组织需要远程处理的事件的应急计划的一部分。这些供应商提供许多不同级别的处理和自动化服务,对于某些组织来说可能是一个很好的选择。

使用信用卡作为支付支票的替代品

在疫情期间,一些组织将使用信用卡支付通常会收到支票的供应商。这可能通过使用公司信用卡或组织管理的采购卡或使用员工的个人信用卡报销付款发生。如果你的企业计划在这段时间内使用信用卡,下面是内部控制的最佳做法。

  • 强制执行组织的批准和支出政策。在危机期间,重要的是要记住,政策设定指导有必要的业务指导。在这些指南附近建立您的流程。
  • 需要每天向卡管理员提供逐项收据。
  • 根据发票、收据和批文及时检查信用卡采购,以监控其使用情况。
  • 因为它适用于您的组织管理的卡片:
    • 确认信用卡限额是适当的,并且与公司的支出政策相一致。
    • 如果你的员工被裁员了,那就取消任何被解雇员工的信用卡。
    • 通过设置商家类别代码限制,限制信用卡用于购买某些可能不符合组织政策的商品。

在可能的情况下,制定或改进公司针对信用卡管理、支付和报销的政策和程序。

在您的组织应对此次大流行时,请花时间建立可靠的内部控制结构。考虑开发最佳实践,将其添加到业务连续性计划中,以便您的业务能够更好地处理当前的危机以及未来可能影响业务流程的紧急情况。反思公司为确保内部控制结构不会因远程操作而受到损害而采取的主动措施。无论你的员工在哪里工作,投资工具和资源,帮助你的利益相关者对你的业务收集收据和处理付款的能力更有信心。最重要的是,记住这种情况不是永久性的,但薄弱的内部控制造成的损害可能是昂贵的,也是可以避免的。

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